Методичні рекомендації щодо організації роботи із зверненнями громадян в місцевих судах Миколаївської області

Методичні рекомендації щодо організації роботи із зверненнями громадян в місцевих судах Миколаївської області

ВСТУП

Україна є демократичною, соціальною та правовою державою. Це передбачає тісний зв'язок індивідуума (людини і громадянина) та держави, який, як правило, забезпечується зверненням громадянина і відповідним реагуванням державних органів на це звернення.
Тому слід пам'ятати, що від стану розгляду звернень громадян залежить стан реформування та демократизації суспільства, добробут народу, авторитет державної влади.
Розгляд скарг в місцевих судах, як і вся їхня діяльність має свою юридичну специфіку та визначається певними принципами.
До принципів, згідно з якими здійснюється розгляд заяв, скарг, клопотань та пропозицій громадян в судах, належить віднести законність, гласність, неупередженість ( об’єктивність), гуманізм та рівність.
Принцип законності при розгляді звернень громадян полягає у тому, що при розгляді скарг і заяв голова суду , або уповноважена особа керується виключно законом, а невласними переконаннями чи думками сторонніх осіб. Під час розгляду він вживає усіх передбачених законом заходів до перевірки фактів, викладених у зверненні, в повному обсязі, виключаючи поверховість перевірки або її неповноту.
Відповідно до ст. 18 Закону України «Про звернення громадян» заявник має право брати участь у перевірці, що проводиться за його заявою, скаргою чи клопотанням, знайомитися із матеріалами перевірки. Означена норма Закону виражається у принципі гласності, відповідно до якого і розглядаються звернення громадян в місцевих судах.
Людяне ставлення до осіб, які звертаються за захистом своїх законних прав і інтересів до суду, прояв небайдужості до їх проблем - основа принципу гуманізму при розгляді заяв і скарг громадян.
Дані рекомендації покликані визначити основні завдання державних службовців апарату суду та голів судів, на яких покладено роботу із зверненнями громадян та шляхи реалізації цих завдань в практичній діяльності.

1. Законодавство про звернення громадян

Основним законодавчим актом, який регулює відносини у сфері розгляду звернень громадян є Конституція України. Зокрема, у статті 40 Конституції України зазначено, що усі мають право направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення до органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, що зобов'язані розглянути звернення і дати обґрунтовану відповідь у встановлений законом строк.
Згідно із ст. 6 Конституції України - Державна влада в Україні здійснюється на засадах її поділу на законодавчу, виконавчу та судову.
Закон України «Про звернення громадян» не робить будь-яких виключень до судової гілки влади щодо розгляду звернень громадян.
До законодавчих актів, які конкретизують статтю 40 Основного Закону, відносяться:
 Закон України "Про звернення громадян" (№393/96-ВР);
 Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової Інформації, затверджена Постановою Кабміну від 14.04.97р №348.
 Наказ ДСА України № 68 від 27.06.06р. про затвердження інструкції з діловодства в місцевому загальному суді.

2.Розгляд та вирішення звернень

Порядок ведення діловодства із зверненнями громадян, в т.ч. із письмовими, детально визначений Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян. В даному розділі розкриваються організаційні питання роботи із письмовими зверненнями.
Умовно роботу із письмовими зверненнями можна поділити на такі стадії:
 Прийом та попередня обробка звернень, заяв та скарг громадян.
 Розсилка звернень із дорученнями відповідним виконавцям та наступний контроль за їх вирішенням і надісланням обґрунтованих та своєчасних відповідей заявникам.
Прийом та попередня обробка листів громадян включає:
• перевірку правильності доставки листів громадян: в разі виявлення невідповідності листів адресату вони пересилаються за належністю;
• реєстрацію звернень в незалежності від використання журнальної чи комп'ютерної форми реєстрації звернення перед реєстрацією перевіряються на повторність, присвоюється реєстраційний номер за індексом першої літери заявника;
• подання на доповідь посадовим особам, до повноважень яких належить розгляд звернень громадян, при цьому в разі необхідності працівники, на яких покладено роботу із зверненнями громадян, додають необхідні матеріали за конкретними зверненнями, дають усні роз'яснення.
Для здійснення контролю за вирішенням звернення, контрольні картки можна розташувати в хронологічному порядку або за суб'єктами виконання.
Зняття з контролю, як правило, відбувається після одержання відповіді виконавця. В разі, якщо відповідь містить будь-яку обіцянку чи посилання на виконання доручення в майбутньому і не є остаточною, вона залишається на додатковому контролі.
Остаточне зняття звернення з контролю здійснює керівник, який приймав рішення про контроль та давав відповідні доручення щодо вирішення звернення.
3.Робота з усними зверненнями.

Робота з усними зверненнями включає в себе:

• Підготовку до особистого прийому.
•Безпосередньо організацію особистого прийому в конкретний час.
• Обробку та розсилку матеріалів виконавцям та контроль за виконанням доручень, даних на особистому прийомі.

До підготовки відноситься:

1. Доведення до населення інформації про день, час і місце проведення особистого прийому конкретною посадовою особою. Це робиться за допомогою розсилки графіків прийому громадян, що вивішуються в суді на спеціально пристосованому стенді ( дошці оголошень суду).Особистий прийом громадян з питань роботи суду також здійснюється головою суду, або його заступниками.
2. В разі необхідності проводиться попередній запис; при цьому необхідно враховувати складність питання, стан здоров'я, соціальний статус громадян.
3. В стадії підготовки до особистого прийому, необхідно також проводити роботу, щодо роз'яснення компетенції різних органів, які вирішують ті чи інші питання. Це збереже час заявників та посадових осіб, які проводять особистий прийом і допоможе уникнути конфліктних ситуацій під час особистого прийому.
4. За погодженням з керівництвом на прийом можна запросити спеціалістів відповідних служб, які допоможуть у вирішенні питань, що не входять до компетенції осіб, які ведуть особистий прийом, але з якими часто звертаються громадяни. Визначення кола питань, для допомоги у вирішенні яких залучаються спеціалісти інших служб, потребує застосування такої форми роботи із зверненнями громадян як аналіз і узагальнення.
5. Безпосередня організація особистого прийому у визначений час.
Важливою стадією організації особистого прийому є реєстрація усних звернень, під час якої в картку особистого прийому заносяться дані про заявника:
прізвище, ім'я, по-батькові, місце проживання (ці дані необхідно заносити безпосередньо з документа, який посвідчує особу), місце роботи, соціальний статус та зміст питання; з яким громадянин звертається на особистий прийом. До картки додається заява, що має відношення до порушеного питання. У разі, якщо питання не входить до компетенції посадової особи, яка проводить особистий прийом, працівник, що проводить реєстрацію, дає заявнику відповідні роз'яснення та повідомляє місцезнаходження органу, до якого необхідно звернутись.
Посадова особа, яка веде прийом, попередньо знайомиться по картці з прізвищем, ім'ям та по-батькові заявника і суттю питання, а також іншими матеріалами та документами.
Заявник повідомляє своє питання в усній чи письмовій формі і пред’являє, в разі необхідності, документи, що стосуються порушеного питання.
Після розмови і ознайомлення з документами заявника посадова особа, яка веде прийом, приймає рішення:
 про задоволення звернення; при цьому дається доручення в письмовій чи усній формі відповідній особі про виконання в зазначені терміни необхідних контрольних дій;
 про передачу звернення для розгляду до відповідного компетентного органу; в даному випадку дається доручення (в межах повноважень) конкретному органу або посадовій особі щодо можливого позитивного вирішення порушеного в зверненні питання;
 про відмову; при цьому заявнику обов'язково з посиланням на законодавство повідомляються причини відмови.
Доручення щодо вирішення усних звернень громадян беруться під контроль.

4. Порядок роботи із документами, що надійшли від народних депутатів.

Відповідно до статті 15 Закону України "Про статус народного депутата України" ( 2790-12 ) депутатський запит - це вимога народного депутата, народних депутатів чи комітету Верховної Ради України, яка заявляється на сесії Верховної Ради України до Президента України, до органів Верховної Ради України, до Кабінету Міністрів України, до керівників інших органів державної влади та місцевого самоврядування, а також до керівників підприємств, установ і організацій, розташованих на території України, незалежно від їх підпорядкування і форми власності, дати
офіційну відповідь з питань, віднесених до їх компетенції.
Орган або посадова особа, до яких звернуто запит, зобов'язані повідомити народного депутата, групу народних депутатів, комітет Верховної Ради України у письмовій формі про результати його (їх) запиту у п'ятнадцятиденний строк з дня його одержання або в інший встановлений Верховною Радою України строк.
Відповідь на депутатський запит, внесений народним депутатом, надсилається відповідно Голові Верховної Ради України та народному депутату України, який його вніс. Відповідь на депутатський запит,внесений групою народних депутатів, комітетом Верховної Ради України, надається відповідно Голові Верховної Ради України і народному депутатові, підпис якого під запитом значиться першим, голові комітету Верховної Ради України.
Якщо запит з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, керівник відповідногго органу державної влади чи органу місцевого самоврядування, до якого звернуто запит, зобов'язаний письмово повідомити про це Голову Верховної Ради та народного депутата, групу народних депутатів, комітет Верховної Ради України, який вніс (які внесли) запит, і запропонувати інший строк, який не повинен перевищувати одного
місяця після одержання запиту.
Відповідно до статті 16 Закону України "Про статус народного депутата України" ( 2790-12 ) депутатське звернення – це викладена в письмовій формі пропозиція народного депутата, звернена до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, керівників підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян здійснити певні дії, дати офіційне роз'яснення чи викласти позицію з питань, віднесених до їх компетенції. Депутатське звернення є обов'язковим для розгляду посадовими особами, яким воно адресовано, у строк не більше 10 днів з моменту одержання. У разі неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений строк його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду.
Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання.
Коли намір брати участь у розгляді запиту чи звернення виявив народний депутат України, на його вимогу керівник органу внутрішніх справ, якому адресовано запит чи звернення, зобов'язаний повідомити народного депутата України про день розгляду порушених у запиті питань завчасно, але не пізніше ніж за 3 дні до їх розгляду, а за зверненням - відповідно не пізніше ніж за 1 день, за зверненням депутата місцевої ради - не пізніше ніж за 5 днів.
Повідомлення народних депутатів України про результат розгляду такого звернення здійснюється у 10-денний термін від дня надходження до відповідних органів влади. Якщо в депутатському зверненні міститься прохання повідомити тільки заявника, тоді відповідь народному депутату України не надається.
При наданні відповіді на депутатські запити і звернення слід надавати юридичне обґрунтування у разі неможливості позитивного розв'язання порушених проблем, а також пропозиції щодо інших шляхів їх розв'язання.
Рішенням Конституційного суду від 19 травня 1999 року визнано, що право народного депутата України звертатися до посадових осіб всіх державних органів та органів об'єднань громадян, керівників підприємств, установ та організацій, незалежно від форм власності та підпорядкування"
(стаття 19 Закону).Основні засади вищезазначеного рішення включають в себе наступні роз'яснення.
Депутатське звернення як окремий інститут в Конституції України не закріплено.
Частина друга статті 86 Конституції України приписує
керівникам розглянути запит і повідомити народного депутата
України про результати розгляду, але не зобов'язує задовольняти
його вимоги. При цьому керівник, який розглядає запит, не повинен
задовольняти вимоги народного депутата України, якщо вважає, що
вони не відповідають Конституції і законам України.
Народні депутати України не можуть звертатися із запитами,
які суперечать закону. Це прямо випливає з частини другої
статті 19 Конституції України, яка передбачає, що "органи
державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові
особи зобов'язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у
спосіб, що передбачені Конституцією та законами України".
Отже, за змістом частини першої статті 86 Конституції України
народний депутат України не може адресувати свої вимоги та
пропозиції до суду, судді, органів служби безпеки, а може у такий
спосіб звертатися лише до керівників цих органів, зокрема до
голів судів як керівників органів державної влади, причому з
питань, не пов'язаних з конкретними судовими справами.
Запити народних депутатів України завжди вносяться з
викладенням позиції депутата щодо судового рішення чи конкретних
дій судді або у разі наявності у народного депутата України
сумнівів щодо правильності рішення суду тощо. Викладені в запитах
вимоги й пропозиції об'єктивно справляють певний вплив на суддів,
що заборонено Конституцією України.
Положення преамбули Закону України "Про статус народного
депутата України" про те, що народні депутати України є
повноважними представниками народу у Верховній Раді України і
покликані виражати і захищати суспільні інтереси та інтереси своїх
виборців, не може бути визнано юридично коректним для
обгрунтування можливості втручання народного депутата України у
здійснення судами правосуддя, зокрема, у розгляд конкретних
судових справ.

5.Юридична відповідальність за порушення законодавст¬ва про звернення громадян .

Відповідальна особа в суді, на яку покладено роботу із зверненнями громадян здійснюють контроль за виконанням доручень, дотриманням термінів розгляду, надісланням обгрунтованої та своєчасної відповіді заявнику.
Структура системи роботи із зверненнями громадян є неповною без розгляду питання про юридичну відповідальність за порушення законодавства про звернення громадян.
Юридичну відповідальність за порушення законодавства про звернення громадян можна поділити на :
1) юридичну відповідальність посадових осіб;
2) юридичну відповідальність громадян.
Статтею 24 Закону України "Про звернення громадян" для осіб, винних у порушенні законодавства про звернення громадян, передбачено цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність, передбачену законодавством України.
Статтею 212-3 КУпАП встановлена адміністративна відповідальність за неправомірну відмову в наданні інформації, несвоєчасне або неповне надання інформації, надання інформації, що не відповідає дійсності, у випадках, коли така інформація підлягає наданню на запит громадянина чи юридичної особи відповідно до законів України "Про інформацію", "Про звернення громадян" та "Про доступ до судових рішень, що тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб від п'ятнадцяти до двадцяти п'яти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
У випадку задоволення скарги орган або посадова особа, яка прийняла неправомірне рішення щодо звернення громадянина, відшкодовують йому завдані матеріальні збитки, пов'язані з поданням і розглядом скарги, обґрунтовані витрати, понесені у зв'язку з виїздом для розгляду скарги на вимогу відповідного органу, і втрачений за цей час заробіток. Спори про стягнення витрат розгля¬даються в судовому порядку.
Громадянину на його вимогу і в порядку, встановленому чинним законодавством, можуть бути відшкодовані моральні збитки, завдані неправомірними діями або рішеннями органу чи посадової особи при розгляді скарги. Розмір відшкодування моральних (немайнових) збитків у грошовому виразі визначається судом (ст.25 Закону України "Про звернення громадян").
Законом України “Про звернення громадян” передба¬чено також відповідальність громадян за подання звернень протиправного характеру. Так, в статті 26 даного закону зазначено, що подання громадянином звернення, яке містить наклеп і образи, дискредитацію органів державної влади, органів місцевого самоврядування, об'єднань громадян та їхніх посадових осіб, керівників та інших посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно під форм власності, заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі та інших дій, тягнуть за собою відповідальність, передбачену чинним законодавством.

6.Аналітична робота з питань розгляду звернень та особистого прийому громадян

Відповідно до вимог ст. 19 Закону України «Про звернення громадян» та Указів Президента України від 13 серпня 2002 року № 700/2002 “Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення”, від 14 квітня 2004 року № 434/2004 “Про невідкладні заходи з удосконалення організації, прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими особами даних органів ” та п. 7 Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997р. №348 керівники та інші посадові особи в межах своїх повноважень зобов'язані щороку особисто організовувати та перевіряти стан розгляду заяв чи скарг громадян, вживати заходів до усунення причин, що їх породжують, систематично аналізувати та інформувати населення про
хід цієї роботи.
За результатами аналізу вживати заходів щодо вдосконалення цїєї діяльності, оперативного усунення виявлених недоліків. Копії аналітичних документів направляються до ТУ ДСА в області з повідомленням про результати їх реалізації. Метою складання аналітичних документів є виявлення можливих порушень у роботі зі зверненнями, планування та розробки необхідних заходів щодо їх усунення, неухильного додержання вимог Закону України «Про звернення громадян».

При складанні аналізів необхідно звертати увагу:

• на заходи, що вживались для поліпшення роботи зі зверненнями громадян;
• зв'язок між проведеними заходами і досягнутими результатами та в разі, якщо позитивних результатів не досягнуто, вказати причину;
• на кількість задоволених скарг, з яких населених пунктів, підприємств вони надійшли;
• на заходи реагування щодо фактичного усунення порушень закону, притягнення винних до відповідальності;
• на причини відхилення обгрунтованих звернень, факти недобросовісного ставлення працівників до своїх службових обов’язків при вирішенні звернень, що стало причиною повторних звернень.
Необхідно пам’ятати, що головним правилом аналітичної роботи є порівняння статистичних даних, інформації із відповідним періодом минулого року, що обов'язково повинно відображатися в аналітичній довідці суду.
Аналітичні документи не слід завантажувати надто великою кількістю цифрових показників, їх доцільно наводити у відповідних таблицях як додатки до аналізів.
Аналізи щодо стану роботи зі зверненнями громадян за рік складаються судами в строк до 15 січня та копія направляється до ТУ ДСА в області з повідомленням про результати їх реалізації.
З метою поліпшення якості аналітичних документів пропонується така схема їх складання:
1. Коли і на кого покладено обов’язок з організації роботи зі зверненнями, контролю за строками вирішення та проведення аналітичної роботи.
2. Висвітлення роботи зі зверненнями громадян у засобах масової інформації.
3. Рівень, структура, динаміка звернень порівняно з минулими роками. Статистичні дані навести в окремих таблицях як додаток до аналізу.
4. Проаналізувати тенденції щодо загальної кількості звернень, що надійшли; вирішених, задоволених, повторних, вирішених понад встановлений строк за видами (галузями законодавства).
5. Особливу увагу звернути на вирішення повторних звернень, у тому числі задоволених з числа повторних (зазначити ці звернення та виконавців). Вказати причини неякісного попереднього вирішення задоволених звернень з числа повторних, вжиті у зв’язку з цим заходи реагування.
6. Вказати вжиті заходи реагування за результатами розгляду звернень громадян та запитів і звернень народних депутатів. Навести характерні приклади.
7. Окремим розділом проаналізувати стан роботи з документами, які надходять від народних депутатів України (за статусом депутатського документа – звернення, супровідні листи до звернень, запити), депутатів та місцевих рад, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, інвалідів Великої Вітчизняної війни та неповнолітніх.
8. Додержання строків звернень: -5-денного строку надіслання за належністю, 15-денного для надання роз’яснювальної відповіді та загального 30-денного.
Вказати всі випадки продовження строків вирішення звернень, на який термін, з яких причин, чи надавалась попередня відповідь заявнику, хто виконавець. Звернення, за якими термін вирішення продовжено керівником суду, не вважаються вирішеними понад установлений строк.
9. Якість та повнота перевірок і відповідей на звернення, викладення мотивів відмови в задоволенні звернення та роз’яснення порядку оскарження.
10. Питання особистого прийому громадян:
• кількість громадян, прийнятих на особистому прийомі, окремо головою суду, його заступником, суддями, працівниками апарату, характер звернень;
• наслідки розгляду звернень з особистого прийому (вказати кількість задоволених звернень з цього числа).
11. Додержання Інструкції з діловодства: реєстраційна дисципліна, ведення контрольних та статистичних карток, оформлення наглядових проваджень.
12. За результатами аналізу зробити відповідні висновки з викладанням конкретних пропозицій щодо поліпшення роботи зі зверненнями громадян.
13. Висвітлення роботи зі зверненнями громадян у засобах масової інформації.

7.Практичні поради щодо організації роботи із зверненнями громадян.

Слід пам'ятати, що забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються (ст.7 Закону України "Про звернення громадян"). Для виконання цієї вимоги закону насамперед необхідно визначити, чи міститься в зверненні скарга. На практиці частіше всього виникає помилкове ототожнення різних видів звернень. Щоб уникнути цієї помилки .необхідно знати, що скарга подається у зв'язку із порушенням законних прав та інтересів скаржників або третіх осіб, а заява містить прохання щодо вирішення питання без вказівки на порушення закону. Помилка у визначенні, чи є конкретне звернення скаргою, може призвести до:
1) порушення вимог ст.7 Закону України "Про звернення громадян" ( заборона направляти і скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються);
2) розповсюдження цієї заборони на інші види звернень заяви та пропозиції.
Якщо під час особистого прийому з'ясовується, що прохання або скарга, яку висловлює заявник є необґрунтованими або незаконними слід роз'яснити це відразу, не відсилаючи заявника в інші інстанції.
Поліпшенню роботи повинно сприяти використання такої форми роботи із зверненнями громадян як систематичне роз'яснення конституційних прав і обов'язків громадян, законодавства щодо розгляду їх звернень та у вирішенні питань, що порушують громадяни у своїх листах та на особистому прийомі в суді.
Якщо під час особистого прийому з'ясовується, що прохання або скарга, яку висловлює заявник є необґрунтованими або незаконними слід роз'яснити це відразу, не відсилаючи заявника в інші інстанції.

Територіальне управління Державної судової адміністрації України в Миколаївській області