Інструкція взаємодії відповідальної особи суду та інформаційно-технічного адміністратора реєстру судових рішень

ІНСТРУКЦІЯ
про порядок взаємодії відповідальної особи апарату місцевого загального суду та інформаційно-технічного адміністратора Єдиного державного реєстру судових рішень при зборі, обробці та надсиланні копій судових рішень в електронному вигляді для внесення до Єдиного державного реєстру судових рішень

1. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція встановлює порядок взаємодії відповідальної особи апарату місцевого загального суду та інформаційно-технічного адміністратора Єдиного державного реєстру судових рішень при зборі, обробці та надсиланні копій судових рішень в електронному вигляді для внесення до Єдиного державного реєстру судових рішень (далі - Реєстр).

1.2. Інструкція розроблена на підставі частини другої статті 119, статті 125, пункту 14¹ частини першої статті 126 Закону України "Про судоустрій України", Закону України "Про доступ до судових рішень", Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.2006 N 740 (далі - Порядок), Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 27.06.2006 N 68, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 24.07.2006 за N 860/12734, та Інструкції про порядок виготовлення, надсилання, реєстрації, обліку та зберігання на паперових носіях та в електронному вигляді копій судових рішень, що підлягають внесенню до Єдиного державного реєстру судових рішень, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 14.05.2008 N 37.

1.3. Інструкція призначена для визначення функціональних обов'язків та порядку взаємодії відповідальної особи апарату місцевого загального суду та працівника інформаційно-технічного адміністратора Єдиного державного реєстру судових рішень - оператора з уведення даних в ЕОМ (далі - оператор), віддалене робоче місце якого розташоване в приміщенні відповідного суду при виконанні завдань зі збору, обробки та надсилання до центральної бази даних копій судових рішень в електронному вигляді, які підлягають унесенню до Єдиного державного реєстру судових рішень.

1.4. Вимоги цієї Інструкції поширюються на:

голову відповідного суду, особу, яка тимчасово виконує його обов'язки, одного із заступників голови суду, керівника апарату (завідуючого секретаріатом) суду;

відповідальну особу апарату суду;

інформаційно-технічного адміністратора Реєстру;

оператора з уведення даних в ЕОМ.

2. Визначення термінів

У цій Інструкції наведені нижче терміни вживаються в такому значенні:

Реєстр - автоматизована система збирання, зберігання, захисту, обліку, пошуку та надання електронних копій судових рішень;

інформаційно-технічний адміністратор Реєстру - державне підприємство "Інформаційні судові системи", яке здійснює заходи із забезпечення належного функціонування Реєстру;

суд - місцеві загальні суди, що здійснюють правосуддя шляхом розгляду та вирішення в судових засіданнях цивільних, адміністративних, кримінальних та інших справ, передбачених законодавством;

судове рішення - вирок, рішення, постанова, ухвала, окрема ухвала (постанова) суду тощо, ухвалені (постановлені судами) у кримінальних, цивільних справах, у справах адміністративної юрисдикції та у справах про адміністративні правопорушення, а також судовий наказ, виданий в порядку наказного провадження у цивільних справах;

копія судового рішення в електронному вигляді - текст судового рішення із зазначенням обов'язкових реквізитів судового рішення, склад та порядок розміщення яких визначено законодавством, який вноситься до Реєстру, складений у формі електронних даних в апараті суду із застосуванням спеціалізованого програмного забезпечення і може бути перетворений електронними засобами у візуальну форму. Копія судового рішення в електронному вигляді підписується електронним цифровим підписом уповноваженого на це судді;

електронний пакет - сукупність копій судових рішень в електронному вигляді, переданих для обробки оператору або підписаних електронним цифровим підписом та направлених до центральної бази даних;

відповідальна особа - штатний працівник суду, призначений відповідним наказом суду, автентифікований інформаційно-технічним адміністратором Реєстру в установленому законодавством порядку, який здійснює збір та надсилання до інформаційно-технічного адміністратора Реєстру копії судових рішень;

оператор - штатний працівник державного підприємства "Інформаційні судові системи", на якого покладається обов'язок обробки копій судових рішень безпосередньо в приміщенні місцевого суду загальної юрисдикції, формування електронних пакетів та направлення їх до центральної бази даних;

центральна база даних - сукупність апаратних і програмних засобів, призначених для безпосереднього внесення рішень до бази даних Реєстру;

спеціалізоване програмне забезпечення - комп'ютерні програми, із застосуванням яких забезпечується формування бази даних судового діловодства та внесення до Реєстру текстів судових рішень в електронному вигляді;

локальна комп'ютерна мережа - електронна мережа, що забезпечує зв'язок між кількома комп'ютерними робочими місцями, що розташовані в одному приміщенні, для можливості обміну даними між ними;

USB флеш-носій - твердотілий носій електронних даних, записаних у флеш-пам'ять, призначений для збирання, зберігання та відтворення інформації;

електронний цифровий підпис (ЕЦП) - реквізит електронного документа, призначений для захисту даного електронного документа від підробки, отриманий в результаті криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа електронного цифрового підпису, що дає змогу ідентифікувати власника сертифіката відкритого ключа, а також установити відсутність спотворення інформації в електронному документі;

особистий ключ - параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки власнику;

відкритий ключ - параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб'єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису;

сертифікат відкритого ключа - документ, виданий центром сертифікації ключів, який засвідчує чинність і належність відкритого ключа власнику. Сертифікати ключів можуть розповсюджуватися в електронній формі або у формі документа на папері та використовуватися для ідентифікації особи власника.

3. Розмежування функціональних обов'язків

3.1. Суди надсилають інформаційно-технічному адміністратору Реєстру копії всіх судових рішень.

3.2. З метою забезпечення своєчасного наповнення Реєстру актуальною інформацією на відповідальну особу та оператора покладається ряд функціональних обов'язків.

3.2.1. На відповідальну особу покладаються обов'язки:

проводити збір копій судових рішень, які були ухвалені протягом робочого дня відповідним судом;

формувати електронні пакети;

підписувати електронні пакети електронним цифровим підписом, який надається інформаційно-технічним адміністратором Реєстру, у разі направлення електронних пакетів до центральної бази даних;

здійснювати надсилання електронних пакетів оператору через локальну комп'ютерну мережу для подальшої обробки;

надсилати електронні пакети до центральної бази даних у випадку, передбаченому пунктом 4.12 Інструкції;

здійснювати передавання електронних пакетів оператору за допомогою USB флеш-носія за умови відсутності локальної комп'ютерної мережі у відповідному суді;

здійснювати інші заходи з метою своєчасного надсилання копій судових рішень до центральної бази даних у межах, визначених Порядком і цією Інструкцією.

3.2.2. На оператора покладаються обов'язки:

приймати електронні пакети, що надходять від відповідальної особи;

автентифікувати електронний цифровий підпис судді;

перевіряти повноту та цілісність електронних пакетів, що надходять до нього;

проводити обробку копій судових рішень в електронному вигляді згідно з Порядком та цією Інструкцією;

уживати заходів для забезпечення цілісності та конфіденційності копій судових рішень у межах своїх повноважень;

скріплювати електронні пакети цифровим підписом;

надсилати до центральної бази даних електронні пакети;

здійснювати інші заходи з метою своєчасного надсилання копій судових рішень до центральної бази даних та обробки копій судових рішень у межах, визначених Порядком і цією Інструкцією.

3.3. Функцію контролю за надсиланням копій судових рішень в електронному вигляді відповідальною особою до оператора здійснює голова відповідного суду, особа, яка тимчасово виконує його обов'язки, один із заступників голови суду або керівник апарату (завідуючий секретаріатом).

3.4. На інформаційно-технічного адміністратора Реєстру покладаються обов'язки:

забезпечувати оператора особистим ключем ЕЦП та посиленим сертифікатом відкритого ключа ЕЦП;

автентифікувати електронний цифровий підпис відповідальної особи;

забезпечувати вільний доступ відповідальної особи до спеціалізованого програмного забезпечення для передачі електронних пакетів до центральної бази даних;

автентифікувати електронний цифровий підпис оператора;

забезпечувати вільний доступ оператора до спеціалізованого програмного забезпечення для обробки копій судових рішень та передачі електронних пакетів до центральної бази даних.

4. Порядок взаємодії відповідальної особи та оператора

4.1. Взаємодія відповідальної особи та оператора передбачає збір відповідальною особою копій судових рішень, підписаних електронним цифровим підписом відповідного судді, формування електронного пакета, передачу підписаного електронного пакета оператору для подальшої обробки.

4.2. Відповідальна особа виконує збір копій судових рішень в електронному вигляді в день постановлення такого рішення у форматі RTF з відповідними супутніми файлами електронного цифрового підпису та реквізитів судового рішення у форматі p7s та XML відповідно, використовуючи локальну комп'ютерну мережу суду або, у разі відсутності мережі, USB флеш-носій.

4.3. Використовуючи спеціалізоване програмне забезпечення, відповідальна особа формує електронний пакет та, використовуючи локальну комп'ютерну мережу, надсилає електронний пакет до оператора. У разі відсутності локальної комп'ютерної мережі у відповідному суді електронний пакет передається на USB флеш-носії.

4.4. Оператор за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення перевіряє цілісність інформації, що надійшла від відповідальної особи, автентифікує електронний цифровий підпис судді та виконує обробку копій судових рішень в електронному вигляді.

4.5. Обробка копій судових рішень в електронному вигляді полягає у зазначенні відомостей по судових справах, у яких ухвалені відповідні судові рішення, і шифруванні текстів судових рішень - заміні відповідними літеро-цифровими позначеннями відомостей, що не можуть бути розголошені в текстах судових рішень, відкритих для загального доступу.

4.6. Заміні відповідними літеро-цифровими позначеннями підлягають такі відомості:

імена (ім'я, по батькові, прізвище) фізичних осіб;

адреси місця проживання або перебування фізичних осіб, номери телефонів чи інших засобів зв'язку, адреси електронної пошти, ідентифікаційні коди (номери);

реєстраційні номери транспортних засобів;

інша інформація, що дає можливість ідентифікувати фізичну особу.

4.7. Після закінчення обробки копій судових рішень в електронному вигляді оператор формує новий електронний пакет. Новий електронний пакет повинен містити копії судових рішень в електронному вигляді, які були надіслані відповідальною особою, а також оброблені оператором тексти відповідних судових рішень.

4.8. Оператор надсилає сформований електронний пакет до центральної бази даних за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення з використанням електронного цифрового підпису.

4.9. У разі виникнення обставин, що унеможливлюють виконання відповідальною особою своїх функціональних обов'язків у повному обсязі, суд тимчасово залучає оператора до виконання функцій із збору копій судових рішень.

4.10. Збір копій судових рішень оператором здійснюється відповідно до пункту 4.2 Інструкції.

4.11. Оператор, зібравши копії судових рішень в електронному вигляді, здійснює їх обробку та надсилання сформованих електронних пакетів до центральної бази даних.

4.12. У разі виникнення обставин, що унеможливлюють виконання оператором своїх функціональних обов'язків у повному обсязі відповідальна особа здійснює відправку електронних пакетів, підписаних електронним цифровим підписом, для обробки до центральної бази даних.

4.13. За умов, передбачених пунктом 4.12 Інструкції, відповідальність за відправку електронних пакетів до центральної бази даних покладається на відповідальну особу.

4.14. Про виникнення обставин, зазначених у пункті 4.9 Інструкції, суд негайно в електронному вигляді здійснює повідомлення на адресу центрального офісу інформаційно-технічного адміністратора Реєстру з подальшим офіційним підтвердженням даного факту, що виконується шляхом надсилання листа інформаційно-технічному адміністратору Реєстру протягом 3 (трьох) робочих днів з дня виникнення цих обставин.

5. Контроль за здійсненням функцій відповідальною особою та оператором

5.1. Голова відповідного суду, особа, яка тимчасово виконує його обов'язки, один із заступників голови суду або керівник апарату (завідуючий секретаріатом) суду здійснює контроль за збором та надсиланням копій судових рішень в електронному вигляді відповідальною особою оператору.

5.2. Оператор безпосередньо підпорядковується керівництву інформаційно-технічного адміністратора Реєстру. Організаційно оператор підпорядковується голові відповідного суду.

5.3. За умови, передбаченої пунктом 4.9 цієї Інструкції, голова відповідного суду, особа, яка тимчасово виконує його обов'язки, один із заступників голови суду або керівник апарату суду здійснює контроль за повнотою збору оператором копій судових рішень в електронному вигляді.